Saat seseorang memulai usaha kontraktor/developer properti, ia mungkin memulai hanya dengan beberapa orang karyawan. Satu orang untuk mengerjakan segala pernak-pernik administrasi. Satu orang untuk mengawasi proyek. Dan satu orang tenaga pemasaran. Mungkin ada juga beberapa tukang dan kuli bangunan.
Namun, mereka tidak dapat dihitung sebagai karyawan bukan? Para tukang dan kuli tsb diupah berdasarkan hari mereka bekerja dalam satu minggu. Mereka adalah pekerja lepas yang dapat berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya.
Proyek yang dibangun pun mungkin masih skala kecil. Satu cluster dengan kurang dari 10 unit rumah. Developer tersebut dapat mengelola usahanya dengan mengamati secara langsung proses pembangunan proyek. Mulai dari pembelian material bangunan, alokasi material, cara kerja tukang, hingga mengontrol dengan melihat secara langsung bangunan yang sudah jadi. Apakah bangunan tersebut telah sesuai dengan rencana dan standar yang ia tetapkan.
Ia juga dapat mengamati langsung ruangan kantor pemasaran setiap hari. Berapa jumlah customer dan berapa uang yang masuk (omzet) per-bulan. Ia juga bisa mengontrol biaya-biaya operasional mulai dari biaya promosi, biaya notaris, biaya ATK, dan lain sebagainya.
Saat skala operasi meningkat menjadi suatu perusahaan dengan cakupan proyek yang lebih banyak maka developer tsb tidak lagi dapat mengandalkan pengamatan langsung. Ia tidak lagi dapat mengamati satu persatu proses pembangunan kavling. Apabila proyek mulai banyak, biasanya jumlah kantor pemasaranpun bertambah. Hal ini menyebabkan, penjualan semakin sulit diawasi langsung. Maka jalan yang paling logis menghadapi situasi ini adalah dengan mengandalkan informasi. Developer/kontraktor dapat menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi perusahaan.
Ketika pelaku bisnis mulai menyadari bahwa informasi adalah hal yang berharga, maka ia pasti berfikir untuk menggunakan bantuan Teknologi Informasi (TI). Secara umum, teknologi informasi adalah segala hal yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan/atau menyebarkan informasi. Contoh dari teknologi informasi bukan hanya komputer. Telepon rumah, ponsel dan juga televisi merupakan contoh lain dari teknologi informasi. Dengan teknologi informasi, orang dapat melakukan standarisasi informasi sesuai yang diharapkan. Informasi yang mengalir juga pasti lebih cepat.
Pada tahap awal, orang mungkin berfikir untuk meng-komputerisasi pekerjaan administrasi dan keuangan perusahaan menggunakan program spread sheet seperti MS Excel. Segala transaksi dicatat dalam bentuk tabel-tabel Excel, dan pada periode tertentu, transaksi tsb direkap dalam bentuk laporan mingguan atau bulanan. Cara ini mungkin saja berhasil, namun pasti memerlukan waktu pengerjaan yang lama.
Untuk menghasilkan laporan Alokasi Material pada satu unit kavling saja, seorang pegawai administrasi (admin) harus memasukkan kebutuhan material ke dalam satu tabel Excel. Bayangkan jika ada puluhan unit kavling. Maka ia harus membuat tabel sejumlah unit kavling yang dibangun. Belum lagi, jika diminta laporan rekap pengeluaran untuk setiap proyek. Admin tersebut harus memindahkan data pada tabel secara manual satu persatu kedalam tabel rekap. Ini baru satu laporan. Bagaimana jika dibutuhkan lima atau enam laporan rekap setiap bulan?
Admin mungkin saja tidak pernah menyampaikan keluhan. Namun, rekap manual perlu ketelitan ekstra. Kesalahan perhitungan sangat mungkin terjadi dan untuk mengoreksinya akan memerlukan waktu tambahan. Bagaimana mungkin pelaku bisnis bertahan dengan informasi yang lambat dan tingkat keakuratannya rendah?
Bayangkan ada suatu sistem yang didesain khusus untuk bisnis di bidang developer/kontraktor properti. Sistem itu mampu mempermudah pekerjaan administratif dan menghasilkan semua laporan yang dibutuhkan bagi manajemen/direksi. Laporan omzet bisa dilihat kapan saja hanya dengan beberapa klik di program. Demikian juga dengan laporan keadaan kas & bank dan laporan hutang pada supplier.
Direksi tentu juga ingin tahu bagaimana laporan status pemasaran unit/kavling. Berapa yang sudah terjual dan berapa yang masih ready stock/indent. Laporan sales yang menggambarkan siapa saja sales yang paling produktif dan siapa saja yang tidak, merupakan laporan yang penting bagi manajemen untuk pembinaan sales guna meningkatkan penjualan.
Apakah Excel masih bisa menjadi andalan saat persaingan bisnis semakin ketat? Kini banyak bermunculan developer/kontraktor properti. Mulai dari developer kelas kecil yang menggarap kurang dari 10 unit, sampai developer kelas besar yang menggarap berhektar-hektar lahan.
Untuk bisa bertahan dan semakin berkembang, service yang memuaskan kepada customer mutlak diperlukan. Bagaimana jika ada suatu program yang dapat membantu mengelola keluhan dari customer dan status penanganannya. Manajer dapat memastikan komplain dari customer tertangani. Apabila customer puas, sangat mungkin mereka akan merekomendasikan developer/kontraktor ini kepada orang lain. Dan, reputasi perusahaan semakin meningkat.
Dapatkah program seperti Excel melakukan semua itu?
Komentar: